Nieuws

 

maandag 28 juni 2021

Vergader jezelf gelukkig - Zelfhulpboek voor vergaderslachtoffers

Leestip

Janneke Sleenhof

Een paradoxale titel, dat was de eerste gedachte die bij mij opkwam toen ik dit boek in handen kreeg. Gelukkig worden door vergaderen? Dat wringt, dat gaat niet samen. Toch was ik meteen geïntrigeerd door de titel en het doel van dit boek: vergaderingen beter voorbereiden, uitvoeren en opvolgen. Eenzelfde soort doel streef ik na in mijn promotieonderzoek naar besluitvorming in overgangsvergaderingen in het vo. Een aantal jaren geleden liep ik zelf aan tegen dit onderwerp en tegen de vraag: hoe komen we gezamenlijk tot een zo objectief mogelijk besluit? Dit heeft geleid tot een promotieonderzoek naar objectievere besluitvorming. In mijn onderzoek streef ik niet direct naar een geluksgevoel, toch denk ik dat het boek Vergader jezelf gelukkig bruikbare tips bevat. Of je er daarnaast daadwerkelijk gelukkiger van wordt, dat valt nog te bezien.

In de eerste fase van mijn onderzoek heb ik verschillende docenten gesproken over hun ervaringen met rapportvergaderingen. Mijn eerste vraag was steeds: wat is volgens jou het doel van de vergadering? Eén docent haperde even en zei toen: “Goh, het doel… Daar hebben we het eigenlijk nooit over gehad. Misschien is dat het probleem wel!” Andere docenten gaven overtuigd een antwoord, maar zelden kreeg ik van collega’s uit eenzelfde team een eenduidig antwoord. Vergader jezelf gelukkig biedt als eerste tip: het doel van de vergadering moet duidelijk en relevant zijn. Hoewel dit een open deur lijkt, blijkt in de praktijk helaas maar al te vaak dat een doel bekend wordt geacht, maar niet duidelijk is voor de deelnemers. Het lijkt me dus goed om je ervan bewust te zijn dat verschillende deelnemers naar de vergadering komen met verschillende verwachtingen en (persoonlijke) doelen. Het doel van een mentor kan zijn: ‘al mijn leerlingen moeten over’, terwijl de teamleider denkt: ‘we moeten strenger selecteren, want de inspectie ademt in mijn nek’. De schrijvers van dit boek verwoorden dan ook treffend: er zijn twee dingen belangrijk om zinnig over vergaderen na te kunnen gaan denken:

  1. Er is een gedeelde hogere doelstelling.
  2. Er is een gedeeld obstakel.

Wat mij betreft is ‘gedeeld’ hier het sleutelwoord. Laten we inderdaad eerst eens met elkaar in gesprek gaan over wat het gemeenschappelijke doel is van de vergadering. Dit kun je doen door zoals de auteurs voorstellen, een ‘aanwezigheidsbeslisser’ in de vorm van een stroomschema of een schatkaart met daarop een uitgestippelde route. Ik zou deze ‘lollige’ plaatjes echter achterwege laten en het doel van de vergadering eens als eerste item op de agenda zetten.

De tweede stap in mijn onderzoek was het observeren van heel veel vergaderingen op verschillende scholen om in kaart te brengen wat er nu precies gebeurt en hoe een groep docenten samen tot een beslissing komt. Wat bleek? Veel vergaderingen lijken structuur te missen en discussies verlopen dan ook vaak warrig en soms zelf chaotisch. De uitweidingen, anekdotes en ‘bij welke leerlingen zijn we?’ doen af aan de diepgang van de vergadering en een gedegen beslissing. Hoewel dit natuurlijk specifiek over leerlingen gaat, is dit een struikelblok dat ook wordt herkend door de auteurs van Vergader jezelf gelukkig. Een belangrijk aandachtspunt is de voorbereiding. Net als andere hoofdstukken loopt dit hoofdstuk over van de checklists, ‘toptips’ en stappenplannen, waardoor ik af en toe de draad raak kwijt (moet ik nou alweer de agenda vaststellen?), maar de strekking is helder: een goede voorbereiding is cruciaal voor een succesvolle bijeenkomst.

De volgende fase van mijn onderzoek naar objectievere besluitvorming focust op waar een goede vergadering aan moet voldoen. Er zijn gelukkig tal van vergaderingen die wel het goede voorbeeld geven: vergaderingen die goed geleid worden, waarin verschillende meningen gedeeld mogen worden en een duidelijk en gezamenlijk doel is te herkennen. Een heldere structuur met vaste stappen (van een duidelijke opening tot een check aan het eind) draagt hier aan bij. Vergader jezelf gelukkig erkent het belang van een goede bijeenkomstleider, die ruimte geeft aan alle deelnemers en die de vergadering bijstuurt waar nodig. De tip ‘Iedereen is anders’ lijkt een open deur. Toch is het de moeite waard om je bewust zijn van verschillende persoonlijkheden en iedereen in de vergadering te betrekken (niet alleen degene die het hardst roept). Ik hoorde van docenten de opmerking: ‘het is letterlijk survival of the fittest tijdens een vergadering’. Een hoofdstuk genaamd Teamgeluk laat zien hoe verschillende persoonlijkheden hun bijdrage kunnen leveren aan de vergadering.

Al met al heb ik het boek met plezier gelezen. Af en toe moet je door de olijke plaatjes, open deuren en stappenplannen heen kijken, maar er zitten wel degelijk zinnige tips en praktische voorbeelden in dit werk. Dit boek zal niet direct dé oplossing zijn voor een team dat worstelt met vergaderen, maar kan wel waardevolle inzichten bieden. Dus, gelukkig worden van vergaderen? Wellicht is dat nog een brug te ver, maar dit boek is een mooie stap in de juiste richting.

Groenewoud, B, van Dam, E. & Nijkamp, R (2021). Vergader jezelf gelukkig. Baarn: S2 Uitgevers.

 

Janneke Sleenhof
Docent Nederlands aan het Sint-Joriscollege te Eindhoven en promovendus aan de Eindhoven School of Education
J.P.W.Sleenhof@tue.nl

 



Geef hieronder uw reactie op dit nieuwsitem

Leave this one empty:
Naam:
Don't fill in data here:
Reactie:
Don't put anythin in here:
CAPTCHA Image
Nog geen reacties geplaatst
Uw internetbrowser is verouderd.

Voor een goede weergave is een recente versie van uw browser vereist.